El 90% o 95% de la colección del museo no suele exponerse, sino que está almacenada y, por tanto, hay que prestar atención a este espacio y su gestión, pues es el que recibe el mayor número de bienes culturales. A la hora de planificar el almacén debe atenderse en primer lugar a la naturaleza de la colección, ya que, como hemos visto, tamaños y materiales condicionan los accesos, usos y el planteamiento general del espacio. Su planificación está relacionada con la política de incremento de colecciones y la política de investigación en relación con los bienes en almacén, sus necesidades de personal, espaciales, accesos, etcétera.
Almacén en el Smithsonian, archivo EVE
El óptimo funcionamiento de una sala de reserva requiere un sistema de documentación y gestión, y procedimientos claros, así como de una serie de espacios anejos e interdependientes, sin los cuales no pueden llevarse a cabo los diversos trabajos relacionados con los fondos: registro, análisis y estudio de los mismos, documentación fotográfica, etcétera. Pensando en el ingreso de un bien cultural, este sería el recorrido:
• Muelle de carga y descarga, en el que deben poder entrar y descargar uno o dos vehículos de transporte de gran longitud si las colecciones lo requieren.
• Sala de embalaje y desembalaje, aclimatación de 24 horas por conservación de las colecciones tras el viaje.
• Sala de tratamiento de desinsectación: en caso de que las obras no hayan sido analizadas o si se trata de materiales orgánicos y existe riesgo de algún tipo de plaga: hongos, insectos, etcétera.
• Almacenes o depósitos de colecciones.
• Espacios para almacenaje de embalajes (sin climatizar). Salas de exposiciones temporales .o de exposición permanente.
• Sala de fotografiado.
• Sala de investigadores, adonde trasladar colecciones si es preciso: gabinete numismático, dibujos…
• Despacho de registro de colecciones: facilita la tarea de los técnicos si están cerca de su ámbito de trabajo. Ahí se prepara la documentación técnica: actas de entrada, control de embalajes, vehículos, etcétera.
Para atender a los criterios de austeridad y rentabilidad en la planificación de los almacenes simplemente seguiremos aplicando la misma regla: a mayor volumen de espacio, menor eficiencia en climatización y mayor gasto energético. La aplicación de criterios de ahorro energético en la climatización requerirá la agrupación de las mismas por tipos de materiales y tamaños.
Destacamos algunos aspectos fundamentales del trabajo que hay que llevar a cabo en relación con las salas de reserva o almacenes: documentación completa, topográfico actualizado, aplicación del protocolo de movimiento de colecciones, protocolos de acceso y libro de control, plan de actuación ante emergencias. Hay que revisar concienzudamente todo lo que ingresa en el almacén y realizar un control periódico de plagas, incorporar filtros, revisarb el control de aire y los sistemas audiovisuales (proyectores), establecer áreas climatizadas diferentes, y mantener un protocolo de limpieza periódica. Además, en lo posible, debe procurarse proteger del polvo cubriendo las obras.
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