Fases para el Montaje de una Exposición

La simplicidad busca restar lo obvio para sumar la significativo.

John Maeda, The Laws of Simplicity:
Design, Technology, Business, Life.

La producción de una exposición puede ser una operación compleja que involucra a mucha gente en la programación, el diseño y la fabricación de decenas, centenares de componentes. Debido a este nivel de complejidad es razonable crear un instrumento de control y seguimiento de todos los pasos que deberán darse para llegar al destino sanos y salvos – y con ánimos para preparar la siguiente -. La definición de estos pasos que llamaremos fases, suelen detallar los diferentes trabajo que se han de realizar y su relación con el tiempo (el timming para los que están en la onda). En el análisis de las fases críticas se identifican los pasos que son muy importantes y que deberán ser completadas antes de pasar a la siguiente. Nosotros usamos un esquema visual en el que las distintas fases asignadas a sus responsables especialistas y que van determinadas por colores y sobre tiempo concreto. Para que estas programaciones sean útiles, deben cumplirse a rajatabla, reconocer errores y asumir retrasos para superarlos. Estas anotaciones deben ser actualizadas constantemente y comunicadas a quien necesite tener una visión global del proceso. Las reuniones periódicas son imprescindibles.



Poster: Paul Rand

Vamos a detallar a continuación las principales fases en la preparación de una exposición tipo dentro de un museo. Algunos proyectos, los más complejos, necesitarán fases adicionales y los pequeños menos. No todas las fases tienen un final y un orden establecido ya que hay fases que se solapan o se trabajan paralelamente unas a otras. Nosotros tomamos como referencia el esquema de Howell (1971), que nos parece muy útil:

1. Reconocimiento de la necesidad: Si la propuesta de la creación de la exposición parte de nosotros hacia el museo, debemos justificar y razonar el porqué hemos detectado esa necesidad. Para ellos deberemos crear una presentación; nosotros lo denominamos “Racional Creativo para la Presentación del Proyecto de Exposición”. Si partimos de las premisas o directrices que el propio museo tiene marcados en su plan estratégico, nosotros daremos respuesta a esa necesidad.

2. Valoración previa de la propuesta: Aquí se muestran varios factores fundamentales para que la producción de la exposición se justifique. Hablamos de cosas como que forma tendrá la exposición para dar respuesta a la necesidad, el tema central con su correspondiente conceptualización temática y su relevancia sobre la política de exposiciones del museo en cuestión, el tipo de público potencias que puede estar interesado en el contenido de la exposición, lugar, fecha y presupuesto, esto último es fundamental y prioritario teniendo en cuenta como están las cosas actualmente. Si de todo esto se saca la conclusión que es una buena idea y que es viable, pues se pasa a la fase siguiente.

3. Estudio de viabilidad: llegados este punto, haremos un análisis detallado de todos los aspectos relevantes para la buena consecución del proyecto, tales como: importancia dentro del programa general del museo, la disponibilidad de los contenidos (obras de arte, piezas arqueológicas, artefactos, etcétera). La disponibilidad del personal del museo y su implicación en el proyecto también es analizado en esta fase. Finalmente se estudia exhaustivamente todo lo que está relacionado con la seguridad, tráfico dentro el museo, necesidades de conservación, ya sean ambientales y lumínicas. Volvemos a repasar el coste total del proyecto.

4. Valoración del estudio de viabilidad: Aceptación o rechazo de los datos que aporta el punto 3 por parte del comité de gestión de la exposición. Si se va adelante se define el grupo de trabajo o consejo de dirección que va a estar a cargo de la supervisión del proyecto.

5. Nueva investigación: el conservador, el diseñador y, posiblemente algunos profesionales más, deberán investigar determinados aspectos de la exposición antes de pasar a la siguiente fase. Normalmente se analizan exposiciones similares que ya se han realizado en otras instituciones, estudiar los problemas que se dieron y sus resultados. Se pueden contratar asesores externos especialistas para analizar diferentes aspectos del proyecto.

6. Bases de la comunicación: Se elabora un documento como preámbulo al diseño del proyecto que es fundamentalmente es un esquema esbozado, relacionando el estudio de viabilidad con la definición del concepto fundamental de la exposición. En este punto ya se comienza la selección previa de objetos, lo que será el contenido de la exposición.

7. Conservación: Una vez identificados los objetos se puede comenzar los trabajos de preparación para su exhibición pública.

8. Diseño del proyecto: Evidentemente, para nosotros es un fase clave. Es aquí donde se determinan los objetivos y finalidades de la exposición con todo detalle redactando el documento maestro. Es en este documento se incluye toda la información necesaria para que el diseñador comprenda todos los problemas y dificultades que va a tener la producción de la exposición y pueda iniciar los trabajos de diseño visual. Si esta fase se resuelve bien, nos vamos a ahorrar un montón de problemas de todo tipo que puede dinamitar todo el proceso, nos provocarán innumerables dolores de cabeza y desatará además un cataclismo en términos económicos. En esta fase toda cautela es poca, incluso llegamos a rozar la ridiculez en la obsesión por el análisis de los posibles inconvenientes.

9. Diseño de la Exposición: ya hemos creado la ruta y analizado a fondo la carretera, curva a curva. Ahora toca conducir. El diseñador comienza su labor aportando nuevas investigaciones y aportando soluciones visuales. Aquí deberemos conceptualizar visualmente la exposición en su conjunto, su principio y su fin. Surgen las primeras ideas de conceptualización y se trabaja paralelamente en el diseño de la Identidad Visual de la exposición, lo que si fuera una empresa denominaríamos Diseño de Identidad Corporativa. Trabajamos quitando y añadiendo, sobre todo simplificando sin que la estética pague un precio. Estamos también en una fase crítica porque posiblemente debamos “gestionar egos”, es decir, suavizar las relaciones entre el equipo creativo y los eruditos, que normalmente pueden llegar a ser el punto más complicado de todo el proceso general en la creación de la exposición. El proyecto debe detallarse al máximo para que se vea claramente, se recorra visualmente la exposición de principio a fin.

10. Aprobación formal: el diseñador debe asegurarse que todas las partes implicadas estén de acuerdo en la dirección creativa que el proyecto está tomando, sobre todo ahora que se muestran todos los detalles. Los responsables máximos deben aprobar la acción y su contenido. Si hay dudas es mejor despejarlas antes de pasar a la siguiente fase.

11. Propuesta final: se han hecho las últimas correcciones y ajustes. Tras la aprobación del esquema general del diseño por parte de todos los implicados, afrontaremos acciones previas a la fase de producción. En este punto, cerraremos la selección del contenido, se firman los acuerdos de préstamo, se ultiman los textos o redacción didáctica del contenido, se elaboran las ilustraciones de apoyo, se encargan fotografías, etcétera. Todo deberá bocetarse para tener la seguridad de que todo lo que adquiere forma se ajusta a las expectativas del proyecto diseñado sobre el papel. Aquí cualquier aspecto no resuelto o que se ha solucionado parcialmente generará un gran problema. Hacer maquetas y prototipos a escala, si nos lo permite el presupuesto*, es mucho mejor y nos da seguridad y tranquilidad.

12. Montaje. Una vez que comienza la fase de montaje, el diseñador normalmente asume la tarea de comprobar y supervisar todos los aspectos del trabajo para reducir posibles errores o malentendidos. Es una etapa de mucho stress con muchas actividades desarrollándose al mismo tiempo. Hay que estar pendiente de los posibles choques y enfrentamientos que puedan ocurrir en el lugar de la producción entre los diferentes oficios – si un electricista le quita la escalera al carpintero sin permiso previo, puede desatarse una batalla innecesaria -. Se construyen los muebles, se ponen los suelos, se pinta, se adapta la iluminación, se hace el trabajo artístico, la ambientación, se producen los decorados, los olores, todo a un tiempo. Cuando todo el conjunto de soportes que alberguen el contenido estén terminado y perfectos, entonces e colocarán los objetos. La responsabilidad del contenido pasa al museo por lo que hay que saber previamente si los seguros están en regla.

13. Inauguración, supervisión del funcionamiento y mantenimiento: Los preparativos para la apertura (entre otras cosas todo el material impreso como son los catálogos de la exposición) habrán de estar disponibles mucho antes de la fecha de la inauguración. El que escribe estuvo incluso a punto de perder la vida por no disponer del material o impreso antes de una gran exposición (la imprenta estaba a 450 kms del lugar de la exposición…). Las invitaciones, publicidad, materiales visuales, carteles, banners exteriores y pressbook para los medios de comunicación, todo debe restar perfectamente en orden. Deberemos tener dispuestos los esquemas de funcionamiento y sus correspondientes manuales de mantenimiento, las garantías de los aparatos, y el listado de soluciones de emergencia por si algo falla. Debemos hacer lo que haga falta para garantizar el perfecto funcionamiento de todo y que se mantenga así desde la inauguración hasta el cierre.



Imagen: Dina Productions

14. Cobro, despiece y almacenamiento de la exposición: en esta fase se determina el estado del cobro del proyecto que se habrá pactado antes del comienzo de todo el proceso con el promotor. Habremos elaborado un plan de desmontaje que dependerá de si la exposición va a volver a ser usada o no. Si la exposición va a ser de nuevo usada deberemos tener un plan de almacenamiento que responda a un orden de montaje futuro y si ha sido una exposición efímera (temporal única), deberemos disponer del plan de destrucción de los soportes que hemos usado y que incluye la guía de reciclaje (puede haber elementos de la exposición que puedan usarse en otra diferente). Es cuando todo descansa en su sitio con seguridad y ha desaparecido lo que no necesitamos cuando podemos decir que hemos terminado nuestro trabajo.



Imagen: Archivo EVE

(*) El recorrido de las diferentes fases no cambia si el proyecto responde a una solicitud sobre concurso público. Si fuese un concurso, solo habría que añadir entre la fase 9 y 10 lo que tiene que ver con la licitación de dicho concurso, ya sea público o privado. Nosotros no lo enunciamos normalmente en la descripción de fases porque nuestra política de empresa no incluye la participación en concursos que no sean por invitación y que no remuneren los gastos de todos los proyectos presentados, incluidos los que no se llevan la licitación.

  finte: @edisonmariotti #edisonmariotti de EVE Museografía · en CREACIÓN, MUSEOGRAFÍA, MUSEOLOGÍA, OPINIÓN. ·