La producción de una
exposición es normalmente una aventura que involucra a un grupo de
profesionales - unas veces más que otras -, y que puede llegar a ser un
trabajo muy complejo, por lo que conviene tener las ideas muy claras
sobre los objetivos antes de dar el primer paso. Es más que recomendable
apoyarse en una programación previa que contemple todas las fases que
debemos encarar, como si fuera el control check del piloto antes de
hacer despegar el avión.
Exposición “Remember me”
Se trata de un sistema de control de barras, o el análisis de pasos críticos para determinar las etapas clave que deban ser completadas antes de pasar a las siguientes y hasta la última. Los sistemas visuales de control nos mostrarán la complejidad de una forma gráfica muy apropiada para los que somos diseñadores, ya se sabe, si es visual mucho mejor. Esto resulta especialmente útil a la hora de relacionar labores ya asignadas a sus especialistas sobre un control de tiempo o timming. En todo caso, debemos ser siempre muy realistas a la hora de distribuir esas tareas-tiempo o incluso debemos inclinarnos ante el pesimismo. Nosotros entendemos que prever contratiempos es fundamental para evitar problemas desagradables y muy costosos – en dinero, relación con el cliente e imagen de nuestra empresa de cara al contratante e incluso porveedores -, ponernos en el peor de los escenarios posibles es muy útil también. Todo ello necesitará de continuas revisiones y actualizaciones; al ser actividad en movimiento rápido todo puede cambiar y hay que gestionar esos cambios.
Se trata de un sistema de control de barras, o el análisis de pasos críticos para determinar las etapas clave que deban ser completadas antes de pasar a las siguientes y hasta la última. Los sistemas visuales de control nos mostrarán la complejidad de una forma gráfica muy apropiada para los que somos diseñadores, ya se sabe, si es visual mucho mejor. Esto resulta especialmente útil a la hora de relacionar labores ya asignadas a sus especialistas sobre un control de tiempo o timming. En todo caso, debemos ser siempre muy realistas a la hora de distribuir esas tareas-tiempo o incluso debemos inclinarnos ante el pesimismo. Nosotros entendemos que prever contratiempos es fundamental para evitar problemas desagradables y muy costosos – en dinero, relación con el cliente e imagen de nuestra empresa de cara al contratante e incluso porveedores -, ponernos en el peor de los escenarios posibles es muy útil también. Todo ello necesitará de continuas revisiones y actualizaciones; al ser actividad en movimiento rápido todo puede cambiar y hay que gestionar esos cambios.
Para nosotros la producción de la exposición se equipara a volar un Airbus 380 repleto de pasajeros a los que no les podemos fallar en lo más mínimo, y mucho menos en el momento del aterrizaje
Vamos a detallar – intentando abreviar lo máximo -, las principales etapas en el trabajo de producción de la exposición dentro del museo. Nada es invariable, eso sí es cierto, pero tampoco habrá sorpresas desagradables. Nosotros partimos del esquema de Howell (1971), porque funciona. Vamos allá:
1. Reconocimiento de la necesidad. En nuestro campo no existen las cosas porque sí, siempre se responde a una necesidad concreta. Esta necesidad concreta suele surgir del documento de directrices básicas del museo, sobre un plan estratégico o plan de comunicación. Puede surgir de otras vías – sugerencias de patrocinadores por ejemplo, aunque es ciencia ficción en estos momentos que vivimos, pero ocurrió en su día – . En todo caso, se dará el momento consciente que da paso a la necesidad de concretar un proyecto de exposición en el espacio y en el tiempo.
2. Valoración previa a la propuesta. Analizamos lo que podemos denominar los ejes del pre-proyecto, es decir, un estudio sobre perfil de público al que nos vamos a dirigir, esbozo del espacio necesario, designación aproximada de fechas y , a su vez, cálculo del presupuesto disponible sobre el necesario para acometer el proyecto. Si éstas valoraciones primeras nos indican que el proyecto puede entrar en la categoría de factible, pasamos a la siguiente fase.
3. Estudio de viabilidad. Se trata de hacer un análisis mucho más detallado de todos los aspectos e implicaciones del proyecto de la exposición. Debemos detallar ya, entrando en detalles, objetivos y finalidades del proyecto y, a continuación, elaborar un boceto resumen que analizará la viabilidad final. También analizaremos la prioridad que este proyecto tendrá en el conjunto general del programa de exposiciones, la disponibilidad de los objetos y de sus necesidades de conservación y seguridad, la disponibilidad e implicación del personal necesario, ubicación, fechas y coste total.
4. Valoración del estudio de viabilidad. Si es positivo, entra dentro de lo posible, tenemos que designar a un equipo de trabajo a partir de ahora para el proyecto. Necesitaremos el establecimiento de una dirección fija al proyecto, un consejo de dirección, diseño, producción. A partir de este estadio, es muy recomendable comenzar a darle forma al proyecto de manera visual que pueda presentarse a posibles futuros patrocinadores – una de las fases más duras de todo el proyecto -.
Documento maestro
5. Nueva investigación. El comisario - conservador -, diseñador y, posiblemente, algunas personas más deberán investigar determinados detalles de la futura exposición antes de pasar a la siguiente etapa. Es muy útil visitar otras entidades que hayan hecho algo parecido para consultar posibles problemas y determinar a priori sus soluciones. Nosotros en EVE solemos repetirnos que está todo inventado, solo hay que saber aprender de lo realizado para mejorar la realidad al máximo posible.
6. Bases de la comunicación. En esta fase se desarrolla, de la mano del comisario básicamente, un esquema conceptual más elaborado sobre necesidades, entre ellas la de contar ya con total seguridad con los objetos que formarán parte de la exposición una vez hecha la selección previa.
7. Conservación. Preparación de los objetos para su uso en la exposición.
8. Redacción del Proyecto. El proyecto es el documento en el que los objetivos y finalidades de la exposición se desarrollan con todo detalle y en el que se incluye toda la información necesaria para que el diseñador – nosotros-, comprendamos el problema e iniciemos los trabajos que nos permitan plantear la primera solución del diseño de la exposición. Es una fase fundamental, si las cosas se tuercen aquí lo vamos a pasar mal todos, de este punto dependerá la excelencia o no del proyecto. Los planteamientos no adecuados, enfrentamientos, gestión de egos, injerencias inútiles, lo confuso, incorrecto, irán inevitablemente en detrimento de la exposición y provocarán gastos superfluos de tiempo y dinero. El proyecto es detallado por el comisario, que consultará a otros especialistas según sus necesidades. Pero el diseñador debe formar parte siempre de esa redacción, desde el km 0, por lo importante que es para todos asesorar desde la experiencia. Se trata de formular los problemas que van a aparecer antes de que aparezcan y así tener todas las soluciones preparadas de antemano.
9. Diseño de la exposición. Toda la información, llegados a este punto, debe conformarse en un diseño global de la exposición incluyendo su identidad visual final. El diseñador debe conceptualizar el conjunto, la ubicación de cada sección dentro de la exposición, un modelo de circulación y el tipo de soportes previstos. Una vez resueltos todos estos aspectos, podemos trabajar detalladamente en los gráficos de la exposición. Si lo hacemos nosotros seguramente habrá muy pocos gráficos, los justos y sí se incluirán audiovisuales, audios, realidad aumentada, apps, etcétera. Todo el planteamiento del diseño deberá aparecer en bocetos y esquemas. Nosotros recomendamos redactar los que denominamos racional creativo, con explicaciones detalladas de las diferentes propuestas y su razón de ser. Todo bajo un seguimiento detallado de los costes de todos y cada uno de los elementos que conformarán la exposición y sus trabajos de ejecución de la misma. El diseñador deberá solicitar una revisión general de la propuesta con el resto de los integrantes del equipo responsables de la exposición.
10. Aprobación final. Se reclamarán los vistos buenos de todos y cada uno de los integrantes de la realización del proyecto bajo su rúbrica. No debe haber dudas en el proyecto, hemos dado ya todos los pasos previos a la ejecución por lo que todos debemos estar seguros de a donde nos dirigimos. La dirección del museo debe estar implicada en esta decisión final igual que los patrocinadores si existen – son una especie al borde de la extinción -. Podrán darse revisiones preliminares. Corrección y firmas. Es un paso que se suele celebrar con una comida o un pincheo de hermandad.
11. Culminación de la propuesta. hay que finalizar con la última selección de los objetos sobre la última elección. Revisar los acuerdos de préstamo. Formalizar los seguros correspondientes. Ultimar contenidos textuales, visuales, efectos especiales, iluminación, fragancias si las hay. Es importante disponer de una maqueta física de la exposición, ya no solo los dibujos 3D. Es un momento de actividad muy intensa, con un gran número de toma de decisiones y suele haber nervios. Debe existir una memoria detallada con todo el proyecto para su revisión en cada momento y su actualización si fuera necesario. Cualquier aspecto no resuelto en esta fase suele generar múltiples problemas, costes añadidos, y pérdida de tiempo de nuevo. En esta fase no puede haber errores.
12. Contratación de proveedores. Fase en la que se debe contar con profesionales externos que ejecuten las labores necesarias para poner en pie la exposición: constructores de soportes, iluminadores, productores audiovisuales, estudios infográficos, pintores, escultores de corpóreos, fabricantes facsímiles, diseñadores gráficos, etcétera. Normalmente es el diseñador quien escoge a sus proveedores aunque, si es un museo nacional o estatal, en ocasiones se contratan bajo pliegos de condiciones de concurso. Nosotros respetamos las leyes que se aplican en la contratación pero creo que son un grave error desde el momento en que priman los precios sobre calidades.
13. Montaje. Una vez comenzamos la fase de montaje, nosotros comprobamos y supervisamos todos los niveles de trabajo, es una presencia permanente para evitar errores y malos entendidos. Incluso es una forma de mediar continuamente entre proveedores que tiene inclinación por la discusión: pintores y montadores, montadores y electricistas, electricistas y escultores… Lo que llamamos poner paz. Es una etapa muy delicada, con mucho trabajo, muchas labores diferentes en el mismo lugar, y las personas implicadas se ponen muy nerviosas normalmente ya que se les exige mucho, en poco tiempo y se convive en poco espacio. Todo está sucio y hay muchas cosas por todas partes, es una fase un poco desalentadora hasta que llegamos al final, es la fase de la famosa pregunta: ¿quedará todo como lo hemos diseñado?
14. Inauguración, supervisión final de detalles y mantenimiento. Preparativos para la apertura – nosotros ya estamos fuera de estas labores , solo la revisión del material impreso -. Todo preparado mucho antes de la fecha de apertura. Se avanza con tiempo la publicidad, invitaciones y materiales visuales para los medios de comunicación a los que se convoca para el día de apertura. Se preparan los esquemas que permita hacer el seguimiento de todas esta tareas, asegurándonos la efectividad de todo lo realizado. El equipo de mantenimiento deberá estar listo para atajar cualquier contratiempo, sabiendo de antemano como funciona todo el aspecto mecánico y eléctrico de la exposición. Nosotros siempre redactamos un Manual de Mantenimiento de la Exposición con toda clase de detalles, incluyendo las garantías de los aparatos y teléfonos de fabricantes. Redactamos un documento final con detalle de las incidencias no esperadas para que pasen a configurar la experiencia profesional y para que sepamos preverlo en el próximo proyecto.
5. Nueva investigación. El comisario - conservador -, diseñador y, posiblemente, algunas personas más deberán investigar determinados detalles de la futura exposición antes de pasar a la siguiente etapa. Es muy útil visitar otras entidades que hayan hecho algo parecido para consultar posibles problemas y determinar a priori sus soluciones. Nosotros en EVE solemos repetirnos que está todo inventado, solo hay que saber aprender de lo realizado para mejorar la realidad al máximo posible.
6. Bases de la comunicación. En esta fase se desarrolla, de la mano del comisario básicamente, un esquema conceptual más elaborado sobre necesidades, entre ellas la de contar ya con total seguridad con los objetos que formarán parte de la exposición una vez hecha la selección previa.
7. Conservación. Preparación de los objetos para su uso en la exposición.
8. Redacción del Proyecto. El proyecto es el documento en el que los objetivos y finalidades de la exposición se desarrollan con todo detalle y en el que se incluye toda la información necesaria para que el diseñador – nosotros-, comprendamos el problema e iniciemos los trabajos que nos permitan plantear la primera solución del diseño de la exposición. Es una fase fundamental, si las cosas se tuercen aquí lo vamos a pasar mal todos, de este punto dependerá la excelencia o no del proyecto. Los planteamientos no adecuados, enfrentamientos, gestión de egos, injerencias inútiles, lo confuso, incorrecto, irán inevitablemente en detrimento de la exposición y provocarán gastos superfluos de tiempo y dinero. El proyecto es detallado por el comisario, que consultará a otros especialistas según sus necesidades. Pero el diseñador debe formar parte siempre de esa redacción, desde el km 0, por lo importante que es para todos asesorar desde la experiencia. Se trata de formular los problemas que van a aparecer antes de que aparezcan y así tener todas las soluciones preparadas de antemano.
9. Diseño de la exposición. Toda la información, llegados a este punto, debe conformarse en un diseño global de la exposición incluyendo su identidad visual final. El diseñador debe conceptualizar el conjunto, la ubicación de cada sección dentro de la exposición, un modelo de circulación y el tipo de soportes previstos. Una vez resueltos todos estos aspectos, podemos trabajar detalladamente en los gráficos de la exposición. Si lo hacemos nosotros seguramente habrá muy pocos gráficos, los justos y sí se incluirán audiovisuales, audios, realidad aumentada, apps, etcétera. Todo el planteamiento del diseño deberá aparecer en bocetos y esquemas. Nosotros recomendamos redactar los que denominamos racional creativo, con explicaciones detalladas de las diferentes propuestas y su razón de ser. Todo bajo un seguimiento detallado de los costes de todos y cada uno de los elementos que conformarán la exposición y sus trabajos de ejecución de la misma. El diseñador deberá solicitar una revisión general de la propuesta con el resto de los integrantes del equipo responsables de la exposición.
10. Aprobación final. Se reclamarán los vistos buenos de todos y cada uno de los integrantes de la realización del proyecto bajo su rúbrica. No debe haber dudas en el proyecto, hemos dado ya todos los pasos previos a la ejecución por lo que todos debemos estar seguros de a donde nos dirigimos. La dirección del museo debe estar implicada en esta decisión final igual que los patrocinadores si existen – son una especie al borde de la extinción -. Podrán darse revisiones preliminares. Corrección y firmas. Es un paso que se suele celebrar con una comida o un pincheo de hermandad.
11. Culminación de la propuesta. hay que finalizar con la última selección de los objetos sobre la última elección. Revisar los acuerdos de préstamo. Formalizar los seguros correspondientes. Ultimar contenidos textuales, visuales, efectos especiales, iluminación, fragancias si las hay. Es importante disponer de una maqueta física de la exposición, ya no solo los dibujos 3D. Es un momento de actividad muy intensa, con un gran número de toma de decisiones y suele haber nervios. Debe existir una memoria detallada con todo el proyecto para su revisión en cada momento y su actualización si fuera necesario. Cualquier aspecto no resuelto en esta fase suele generar múltiples problemas, costes añadidos, y pérdida de tiempo de nuevo. En esta fase no puede haber errores.
12. Contratación de proveedores. Fase en la que se debe contar con profesionales externos que ejecuten las labores necesarias para poner en pie la exposición: constructores de soportes, iluminadores, productores audiovisuales, estudios infográficos, pintores, escultores de corpóreos, fabricantes facsímiles, diseñadores gráficos, etcétera. Normalmente es el diseñador quien escoge a sus proveedores aunque, si es un museo nacional o estatal, en ocasiones se contratan bajo pliegos de condiciones de concurso. Nosotros respetamos las leyes que se aplican en la contratación pero creo que son un grave error desde el momento en que priman los precios sobre calidades.
13. Montaje. Una vez comenzamos la fase de montaje, nosotros comprobamos y supervisamos todos los niveles de trabajo, es una presencia permanente para evitar errores y malos entendidos. Incluso es una forma de mediar continuamente entre proveedores que tiene inclinación por la discusión: pintores y montadores, montadores y electricistas, electricistas y escultores… Lo que llamamos poner paz. Es una etapa muy delicada, con mucho trabajo, muchas labores diferentes en el mismo lugar, y las personas implicadas se ponen muy nerviosas normalmente ya que se les exige mucho, en poco tiempo y se convive en poco espacio. Todo está sucio y hay muchas cosas por todas partes, es una fase un poco desalentadora hasta que llegamos al final, es la fase de la famosa pregunta: ¿quedará todo como lo hemos diseñado?
14. Inauguración, supervisión final de detalles y mantenimiento. Preparativos para la apertura – nosotros ya estamos fuera de estas labores , solo la revisión del material impreso -. Todo preparado mucho antes de la fecha de apertura. Se avanza con tiempo la publicidad, invitaciones y materiales visuales para los medios de comunicación a los que se convoca para el día de apertura. Se preparan los esquemas que permita hacer el seguimiento de todas esta tareas, asegurándonos la efectividad de todo lo realizado. El equipo de mantenimiento deberá estar listo para atajar cualquier contratiempo, sabiendo de antemano como funciona todo el aspecto mecánico y eléctrico de la exposición. Nosotros siempre redactamos un Manual de Mantenimiento de la Exposición con toda clase de detalles, incluyendo las garantías de los aparatos y teléfonos de fabricantes. Redactamos un documento final con detalle de las incidencias no esperadas para que pasen a configurar la experiencia profesional y para que sepamos preverlo en el próximo proyecto.
15. Fin del proyecto. Emisión de factura final y cobro del proyecto. Realización de fotografías de la exposición para los usos promocionales del estudio. Celebración interna.
Foto: Fffffound.com
Nos ha quedado un pelín largo pero creemos que es importante que estos pasos se conozcan, tanto para unos como para otros, para los que están – aunque ya los tengan muy vistos- o estarán implicados en este tipo de proyectos.
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