En el artículo de hoy analizaremos cómo se organizan los museos para llevar a cabo los planes y proyectos para generar exposiciones, así como explicaremos cuáles son las primeras etapas en el desarrollo de la exposición: Cómo se generan las ideas de la exposición, cómo se seleccionan las exposiciones para su producción, cómo asignamos personal a los proyectos expositivos, y quién es el responsable final del proyecto desde el punto de vista de la gestión administrativa (los dineros).
Forma general de organización en el museo para la gestión de las exposiciones
Por tamaño, tema, antigüedad, historia, su tradición, el modelo gestión, localización y otros diversos factores, todos ellos han creado una miríada de estructuras organizativas diferente en los museos. A continuación, describimos brevemente los perfiles museísticos que nosotros nos encontramos con mayor frecuencia.
En todos los museos, la responsabilidad última de las exposiciones recae en el director/a general del museo, quien revisa y aprueba elementos críticos tales como es el plan de exposición a largo plazo, las ideas para la creación de exposiciones específicas y los diseños de la exposición final. El grado de participación del director/a, y el grado en que él o ella delegue, varían según el tamaño y el tipo del museo y los antecedentes del propio director/a. Los directores/as que tienen trabajan sobre una determinada base de gestión delegan responsabilidades con mayor frecuencia en el personal del museo. En casi todos los museos, el personal “staff senior”, reporta al director o a directores asociados siendo responsables de llevar a cabo los planes de la exposición. Por lo general estos responsables son los directores de los departamentos o los propios curadores de las exposiciones.
En los museos más grandes, los departamentos de exposiciones y educación están dentro de una división importante del museo (como los programas públicos). En general, la oficina de exposiciones tiene la responsabilidad del diseño y de la producción (tareas que puede contratar a proveedores externos si se lo pueden permitir), y por lo general para la gestión de los proyectos. Tienen la responsabilidad de desarrollar el contenido de una exposición: Concepto, objetos, textos, y para la narración suele encontrarse expertos en la materia dentro de los departamentos de conservación o los científicos y/o estudiosos. Otras unidades que participan en la realización de los programas de exposición, tales como es el departamento de marketing, la recaudación de fondos, los asuntos públicos y el mantenimiento, no serán parte de la explicación de hoy.
Una estructura que es bastante común en los grandes museos centrados en su colección se encuentra en el Museo Nacional de Historia Natural de Washington DC, por ejemplo. El contenido está sujeto a la responsabilidad del personal sujeto a departamentos que están supervisados por un director, y cuya responsabilidad esta muy relacionada con la investigación. El director asociado a programas públicos dirige dos departamentos, uno para exposiciones permanentes y otro para exposiciones temporales, un departamento de educación, y otras unidades de servicio público bajo su supervisión.
Casi todos, aún los museos más pequeños, tienen un comité interno que revisa las ideas de exposiciones y reenvía las que consideran viables para su análisis al personal de mayor antigüedad o al mismo director general. La mayoría de los comités revisan tanto el concepto de la exposición como las ideas de los programas públicos (educación). En un museo de tamaño medio, el comité incluye a representantes de las exposiciones, colecciones, programas públicos, servicios a los visitantes, los departamentos de marketing y de desarrollo; otro incluye las colecciones, diseño, educación, asuntos curatoriales públicos y departamentos de desarrollo, así como las publicaciones, la conservación, la fotografía y las ventas al por menor. En los museos orientados a la investigación, el comité tiende a incluir representantes de disciplinas curatoriales y administradores de colecciones de alto nivel y representantes de los programas públicos o de las oficinas de la exposición.
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En la última década, como los museos se han vuelto más dependientes de los ingresos procedentes de sus audiencias y más sensibles a sus necesidades, los individuos “que representan” el público participan en las decisiones sobre las ideas de la exposición. En un artículo anterior, hemos observado que en algunos museos, el marketing es una posición de alto nivel y está sobre la mesa cuando la alta dirección toma la decisión de desarrollar una exposición (OP & A 2002a). En otros museos, se solicita a veces a un representante del departamento de educación para que desempeñe ese papel.
Creación de la idea
En principio, podría existir un sinfín de fuentes para generar las ideas de una exposición. En la práctica, este banco de conceptos es mucho más limitado. Si la investigación interna en el museo y los intereses curatoriales desarrollan un plan de exposición, ya sea en exposiciones desarrolladas internamente o aquellas traídos de otros lugares, sea como sea, los curadores tienden a definir conceptos e ideas. Si los museos son sensibles al interés público, se buscarán ideas que sirvan y se ajusten a esos intereses. Los museos que hacen hincapié en los intereses del público tienen sistemas mucho más abiertos para generar ideas. Por ejemplo, el comité de exposición de un museo universitario de antropología desarrolló una exposición basada en una idea que generó un nativo americano de la comunidad.
Algunos museos, especialmente los basados en colecciones, tienen una forma de desarrollar los conceptos de las exposiciones que denominamos “ideas burbuja que suben a la superficie”. Entre los que lo hacen, los mecanismos de clasificación y selección tienden a favorecer las ideas propuestas por expertos en la materia. En los centros de ciencia y museos infantiles, el proceso de solicitud de propuestas de exposiciones es más abierto y participativo, como es el caso del Museo Trompo Mágico de Guadalajara(México), donde se está haciendo una excelente labor en la gestión de exposiciones temporales.
Una fuente de ideas exposición que se está volviendo cada vez más importante es el paquete de exposiciones itinerantes de otros museos y organizaciones de perfil comercial. En este caso, la mayor parte de las “ideas” de exposiciones llegan ya desarrolladas. En ocasiones, lamentablemente, los mecanismos de clasificación y selección del museo pueden eliminar las exposiciones que podrían ser de interés para los visitantes. Por ejemplo, un museo importante llegó a vetar una exposición itinerante que previamente se había dictaminado favorablemente, porque el museo no disponía de un experto inhouse para revisar el contenido científico, y cuando los procedimientos del museo exige un nivel mínimo de co-curación, aunque se trate de exposiciones ya creadas y traídas desde el exterior.
Los museos que no disponen de personal de investigación interno (por ejemplo, los centros de ciencia) se basan en planes de exposiciones generales para identificar las áreas de uso general para las exposiciones y solicitan ideas dentro de esos marcos. En estas instituciones, así como en algunas instituciones “tradicionales”, los bancos de ideas de exposición son tan variados como sus temas, como las oportunidades de generar un concepto de exposición a partir de un comentario hecho por el hijo de un miembro del personal del museo: ¿No hay pájaros en este museo? También se dan procesos sistemáticos que revisan exposiciones actuales y previstas en los museos similares, de sus propias colecciones, proyectos de investigación en curso y sugerencias de todo el personal del museo. Según un miembro del personal de un museo: “Cualquier persona en el museo puede sugerir ideas para programas, exposiciones o la creación de días especiales “. En un esfuerzo por fomentar la innovación, la creatividad y la participación del personal en el programa de exposiciones, el ex director de un gran museo nacional inició un buzón de sugerencias para las ideas de exposiciones y animó a la participación de todo el personal. En la práctica, las sugerencias fueron bastante limitadas no dando lugar a la producción de exposición alguna.
Proceso y criterio de selección de exposiciones y su aprobación
En el proceso de búsqueda de la exposición, los conceptos “idea exposición” y “concepto preliminar” se combinan de manera constante. En general, se espera que las ideas lleguen al momento de la valoración ya diseñadas o bastante desarrollada, antes de que puedan ser consideradas seriamente, excepto cuando se dirigen desde arriba. El ejemplo citado anteriormente para el museo de la antropología, en la que alguien presenta sólo una idea, es una rareza aislada. ElMuseo Tecnológico de la Innovación, por ejemplo, facilita que el público y personal sugiera ideas usando un conjunto de preguntas que se muestran en una pantalla interactiva, agrupadas en dos categorías principales: (a) ideas que se ajusten al museo y sus valores, y (b) en forma con las estrategias y planes. Un comité valora las ideas añadiendo en ocasiones preguntas adicionales con relación al ajuste del presupuesto y el calendario.
Muy pocas instituciones tienen criterios formales para la selección de exposiciones, pero algunos museos que conocemos discuten internamente sobre criterios de selección de temas. Los criterios incluyen la relación con la misión del museo, interés general, capacidad de financiación, disponibilidad de objetos (del propio museo o disponibles en préstamo), y la audiencia potencial que pueda llegar a tener la exposición. Los museos conocidos coinciden en que, en general, las declaraciones de misión son lo suficientemente amplias para que las ideas no encajen. Finalmente, la aprobación llegará de la mano de un especialista en el contenido de la casa. Hay empresas como la nuestra que entregan a los museos documentos con propuestas de exposición y sus costes cada año.
La financiación, o la posibilidad de financiación, está implícita en todas las decisiones. En un artículo anterior, hemos observado que los museos con una orientación centrada en el público, – ya sea por razones económicas o altruistas – estudian el mercado desde el km 0 en el proceso de planificación de exposiciones, enfatizando la posible aceptación y atractivo para el público visitante como criterio fundamental para la selección (OP & a 2002a). Los museos que cobran la entrada aprobarán el desarrollo de algunas exposiciones con la esperanza de que atraerán a un público amplio y variado. Los museos deberían realizar un seguimiento desde sus departamentos de marketing observando que exposiciones se hacen más populares en otros museos, pudiendo identificar así exposiciones con éxito potencial. Más allá del servicio a su público, esta es una manera de asegurar los ingresos que se pueden aplicar a otras exposiciones, más especializadas o para gastos generales de funcionamiento del museo. Los museos suelen llevar a cabo investigaciones sobre visitantes o de mercado, para evaluar así el potencial de una idea de exposición que revive posteriormente en una gran audiencia. En realidad, rara vez la alta dirección rechaza una idea de exposición si detecta una posible merma de mercado, especialmente en el caso de pequeñas exposiciones. La Sociedad Histórica de Minnesota define la línea del continuum en el desarrollo del proceso, que va desde la definición de audiencia potencial y el tamaño de la exposición como criterio de selección:
Gran exposición, gran audiencia. Las exposiciones a gran escala deben abarcar temas universales, que tienen relevancia generalizada para una amplia audiencia. El tema elegido no debe ser oscuro, de hecho, debe ser rápidamente reconocible para cualquiera, y que agite ligeramente una base considerable de interés previo en el público.
Exposición pequeña, público especializado. Las exposiciones más pequeñas pueden ser dirigidas a grupos de interés más especializados, con los siguientes objetivos: (1) que sean desarrolladas y diseñadas para ampliar el alcance del museo con relación a grupos demográficos previamente subrepresentados o no atendidos por el museo; (2) y/o que sean desarrolladas y diseñadas para expandir también la participación del público en general y la comprensión de temas poco usuales que normalmente no son expuestos al público.
La previsión de la audiencia es también un factor importante para tomar decisiones sobre la acogida de exposiciones itinerantes, ya que la mayoría de los museos quieren recuperar los costes de alquiler, como mínimo (break even). La promesa de éxito de la exposición con relación a las posibles ganancias económicas ayuda mucho a la toma de decisiones. Por esta razón, en ocasiones, presentamos las ideas de exposición como si fueran un plan de negocio. Nos va quedando poco romanticismo en este campo.
Mientras que muchos museos se comprometen en organizar exposiciones como una forma de mostrar sus colecciones o los frutos de su investigación, otros desarrollan una historia y exponen sus objetos para apoyar la narrativa. En los casos en que la historia es lo más importante, los criterios de selección de ella exposición viene determinada por la facilidad o no de obtener los objetos que apoyen dicha historia.
Otras consideraciones en el estudio de la posibilidad pueden incluir la facilidad con la que una exposición viaje a otro museo después del nuestro, que esté cerca, en el deseo de colaborar con otro museo o con una organización comercial para desarrollar esa exposición a costes más bajos o compartidos.
Menos frecuentemente discutido, pero aun y todo importante, es el criterio de toma de decisiones con relación a un patrocinador potencial interesado en una propuesta concreta de exhibición. Los intereses personales, manías de los miembros de la junta, gustos de los funcionarios elegidos, los partidarios de defender la economía de los museos por encima de todo, son hechos evidentes que influyen en muchas decisiones sobre la organización de las exposiciones. La posible respuesta de los funcionarios públicos, en particular los elegidos, aun sin tener criterio curatorial alguno, puede ejercer una influencia significativa, especialmente cuando el museo recibe fondos públicos.
Si una idea parece viable, puede ser revisada con otros jugadores y ser también mostrada públicamente para recibir comentarios más amplios. El comité de exposiciones reenvía las ideas que considera aceptables para su aprobación e inclusión en el plan de exposición. Como hemos señalado anteriormente, la composición de la comisión de evaluación inicial del museo puede determinar el destino de una idea.
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